거래처 관리대장이란? 엑셀에 꼭 들어가야 할 항목 8가지와 관리 방법

거래처를 관리하기 위해 가장 먼저 만드는 것이 보통 엑셀 거래처 목록입니다. 회사명, 주소, 전화번호, 담당자를 입력하고 한 줄에 하나씩 거래처를 정리합니다. 거래처가 많지 않을 때는 이것만으로도 충분합니다. 하지만 영업을 계속하다 보면 조금씩 다른 정보가 필요해집니다.

“여기 마지막으로 방문한 게 언제였지?”

“지난번에는 누구를 만났지?”

“견적서를 보낸 뒤 답변을 받았나?”

“이 거래처 지금 누가 담당하고 있지?”

“다음 주에 다시 연락하기로 하지 않았나?”

이때부터 거래처 관리대장은 단순한 주소록이 아니라 영업활동을 이어가기 위한 기준 정보가 됩니다. 그렇다면 실제 영업에 사용할 수 있는 거래처 관리대장에는 어떤 정보를 담아야 할까요?

거래처 관리대장이란 무엇인가요?

거래처 관리대장은 회사가 거래하거나 영업 중인 고객사의 기본 정보와 관리 현황을 정리한 자료입니다. 가장 기본적인 형태는 다음과 같습니다.

• 거래처명
• 주소
• 대표전화
• 담당자
• 연락처

하지만 영업팀에서 사용하는 거래처 관리대장이라면 이것만으로는 부족합니다. 거래처를 등록하는 목적이 단순히 연락처를 보관하기 위한 것이 아니기 때문입니다. 영업 담당자는 거래처를 보고 다음과 같은 질문에 답할 수 있어야 합니다.

이 회사는 지금 어떤 상태인가?
누가 관리하고 있는가?
최근에는 언제 접촉했는가?
어떤 이야기가 오갔는가?
다음에는 무엇을 해야 하는가?

따라서 영업용 거래처 관리대장은 거래처의 기본 정보와 함께 관계의 현재 상태와 활동 이력까지 연결해 관리하는 것이 좋습니다.

거래처 관리대장에는 어떤 항목이 필요한가요?

업종과 영업 방식에 따라 필요한 정보는 달라질 수 있습니다. 처음부터 지나치게 많은 항목을 만들기보다는 실제 업무에서 자주 확인하는 정보를 기준으로 시작하는 것이 좋습니다. 기본적으로 다음 8가지를 권장합니다.

1. 거래처명과 기본 정보

가장 먼저 관리해야 할 것은 거래처를 식별할 수 있는 기본 정보입니다.

• 거래처명
• 사업장명
• 주소
• 대표전화
• 업종 또는 거래처 유형

특히 방문영업이 많은 회사라면 주소는 단순한 연락처 이상의 의미가 있습니다. 오늘 어느 지역을 방문할지 정하거나 주변 거래처를 함께 방문할 때 거래처 위치가 실제 영업 계획에 활용되기 때문입니다.

2. 거래처 담당자 정보

회사 대표번호만 저장해두면 실제 영업 과정에서 필요한 사람을 다시 찾아야 합니다.따라서 거래처 안에서 실제로 소통하는 담당자의 정보를 따로 관리하는 것이 좋습니다.

• 담당자명
• 부서
• 직책
• 전화번호
• 이메일

한 거래처에서 여러 사람을 만나는 경우도 있습니다. 구매 담당자와 실제 사용자가 다르거나 의사결정권자가 별도로 있을 수도 있기 때문에 주요 담당자의 역할까지 간단히 남겨두면 다음 상담에 도움이 됩니다.

3. 우리 회사의 담당 영업사원

거래처 정보 못지않게 중요한 것이 누가 이 거래처를 관리하는지입니다. 영업 담당자가 여러 명이라면 거래처별 담당자를 명확하게 지정하는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 같은 거래처에 여러 담당자가 중복으로 연락하거나, 반대로 모두 다른 사람이 관리하고 있다고 생각해 장기간 방치되는 일이 생길 수 있습니다.

담당자가 변경됐을 때 기존 고객 관계를 인수인계하기 위해서도 필요한 정보입니다.

4. 거래처 상태

모든 거래처가 같은 단계에 있는 것은 아닙니다. 예를 들어 거래처를 다음과 같이 구분할 수 있습니다.

• 잠재 거래처
• 접촉 예정
• 상담 진행
• 견적 전달
• 검토 중
• 기존 거래처
• 보류
• 거래 종료

상태를 지나치게 세분화할 필요는 없습니다. 중요한 것은 영업팀이 같은 상태값을 같은 의미로 이해하는 것입니다. 거래처 상태를 관리하면 전체 거래처 목록을 보면서 지금 적극적으로 관리해야 하는 곳과 이미 거래 중인 곳을 구분하기 쉬워집니다.

5. 최근 방문일 또는 최근 접촉일

거래처 관리에서 의외로 중요한 정보입니다. 거래처 목록이 수십 개를 넘어가기 시작하면 모든 거래처를 기억으로 관리하기 어렵습니다. 최근 방문일이나 최근 상담일을 확인할 수 있으면

• 오랫동안 방문하지 않은 기존 거래처
• 견적 전달 후 연락이 끊긴 거래처
• 정기적으로 방문해야 하는 거래처

를 찾기 쉬워집니다. 특히 식자재, 주류, 제조, 장비, 렌탈, 프랜차이즈처럼 한 번 계약한 뒤에도 지속적으로 거래처를 방문하는 업종에서는 최근 활동일이 중요한 관리 기준이 됩니다.

6. 주요 영업활동과 상담 이력

거래처를 관리하다 보면 정보는 계속 추가됩니다.

• 첫 방문
• 전화 상담
• 제품 소개
• 샘플 전달
• 견적 전달
• 가격 협의
• 계약
• 정기 방문
• A/S

문제는 이런 기록이 거래처 관리대장과 떨어져 있을 때입니다. 거래처 정보는 엑셀에 있는데 상담 내용은 카카오톡에 있고, 견적 관련 메모는 개인 노트에 있다면 필요한 정보를 찾기 위해 여러 곳을 확인해야 합니다.

따라서 최소한 거래처를 기준으로 어떤 활동이 있었는지 다시 확인할 수 있는 구조를 만들어두는 것이 좋습니다. 방문 후 구체적으로 어떤 내용을 기록해야 하는지는
‘영업 방문일지 작성법: 방문 기록에 꼭 남겨야 할 7가지’​에서 자세히 확인할 수 있습니다.

7. 다음 할 일과 예정일

거래처 관리대장에서 가장 놓치기 쉬운 정보입니다. 영업 기록은 대부분 과거를 이야기합니다. 하지만 실제 업무에서는 과거보다 다음 행동이 중요합니다.

예를 들어

7월 27일 성진금속 방문

이라는 기록보다

7월 27일 성진금속 방문
견적 요청받음
7월 30일까지 견적서 전달

이라는 정보가 실제 업무에는 훨씬 유용합니다.

• 견적서 전달
• 샘플 발송
• 계약서 회신
• 재방문
• 담당자 연락
• 테스트 결과 확인

처럼 후속 업무와 날짜를 함께 관리하면 거래처를 다시 찾아봐야 하는 시점을 놓치지 않을 수 있습니다.

8. 특이사항과 관리 메모

모든 거래처 정보를 정형화된 항목으로 만들 필요는 없습니다. 실제 영업에서는 숫자나 상태값으로 표현하기 어려운 정보도 있기 때문입니다. 예를 들면 이런 내용입니다.

월요일 오전 방문 선호
구매 결정은 대표가 직접 진행
기존 공급사의 납기 문제로 교체 검토 중
매월 첫째 주 정기 방문 필요

다음 담당자가 읽었을 때 고객을 이해하는 데 도움이 되는 정보라면 간단한 관리 메모로 남겨두는 것이 좋습니다. 다만 중요한 상담 내용이나 후속 업무까지 모두 메모 칸에 넣는 것은 피하는 편이 좋습니다. 시간이 지나면 중요한 정보와 단순 참고사항을 구분하기 어려워지기 때문입니다.

그러면 엑셀 거래처 관리대장은 어떻게 만들면 좋을까요?  처음 거래처 관리 체계를 만드는 회사라면 엑셀로 시작해도 충분합니다. 예를 들어 다음 순서로 열을 구성할 수 있습니다.

기본정보

거래처명 / 주소 / 업종 / 대표전화

고객 담당자

담당자명 / 부서 / 직책 / 연락처 / 이메일

영업관리

담당 영업사원 / 거래처 상태 / 최근 방문일

후속관리

다음 할 일 / 예정일

참고정보

특이사항

중요한 것은 항목을 많이 만드는 것이 아닙니다. 실제 담당자가 꾸준히 입력하고, 필요한 순간 다시 찾아볼 수 있어야 합니다. 관리자가 보고 싶은 정보를 모두 추가하다 보면 열이 수십 개로 늘어나고 담당자는 결국 입력을 포기하게 됩니다. 처음에는 거래처를 관리하는 데 꼭 필요한 정보만 남기는 것이 좋습니다.

거래처 관리대장과 영업일지는 기록의 기준이 다릅니다. 영업일지는 주로 특정 날짜에 어떤 활동을 했는지를 기록합니다. 반면 거래처 관리대장은 특정 거래처가 지금 어떤 상황인지 확인하기 위한 자료입니다.

예를 들어

7월 27일 성진금속 방문
7월 28일 한일전자 상담
7월 29일 동성식품 견적 전달

처럼 날짜를 중심으로 보는 것이 영업일지라면, 거래처 관리에서는 성진금속 하나를 선택했을 때

최근 방문일
과거 상담 내용
현재 상태
담당 영업사원
다음 활동

을 이어서 확인할 수 있어야 합니다. 둘 중 하나만 필요한 것이 아니라, 영업활동 기록이 거래처에 연결되어 쌓이는 구조가 가장 활용하기 좋습니다.

거래처 관리대장과 고객관리대장은 같은 건가요?

실무에서는 거래처 관리대장, 고객관리대장, 고객명부 등의 표현이 혼용되는 경우가 많습니다. 다만 B2B 영업에서는 회사나 사업장을 하나의 관리 단위로 보는 경우가 많기 때문에 ‘거래처 관리’라는 표현을 자주 사용합니다.

반면 개인 고객을 중심으로 하는 B2C 사업에서는 고객관리라는 표현이 더 자연스럽습니다. 중요한 것은 명칭보다 우리 회사가 어떤 대상을 하나의 고객 단위로 관리할 것인지 정하는 것입니다.

거래처가 늘어나면 엑셀 관리가 어려워지는 이유가 무엇인가요?

엑셀 자체가 거래처 관리에 나쁜 도구인 것은 아닙니다. 거래처가 적고 한 명이 관리한다면 오히려 가장 간단하고 익숙한 방법일 수 있습니다. 문제는 거래처와 담당자가 늘어나면서 발생합니다.

거래처 한 곳에 방문 기록이 여러 개 생기고, 담당자가 바뀌고, 후속 일정이 계속 추가되기 시작하면 하나의 행으로 모든 정보를 관리하기 어려워집니다. 결국 별도의 방문일지를 만들고, 일정은 캘린더에 적고, 상담 내용은 메신저에 남기기 시작합니다.

이때부터 거래처 관리의 문제는 엑셀을 쓰느냐 안 쓰느냐가 아니라 정보가 서로 분리되어 있다는 것으로 바뀝니다. 엑셀로 거래처를 관리할 때 발생하는 구체적인 문제는
‘엑셀 거래처 관리의 한계 7가지와 개선 방법’​에서 별도로 다루고 있습니다.

좋은 거래처 관리대장은 ‘목록’에서 끝나지 않습니다. 거래처 관리대장을 만드는 가장 큰 목적은 거래처 정보를 많이 저장하는 것이 아닙니다. 담당자가 거래처를 봤을 때

누구를 만나야 하는지
최근 어떤 일이 있었는지
현재 어떤 상태인지
다음에는 무엇을 해야 하는지

빠르게 이해할 수 있게 만드는 것입니다. 처음에는 엑셀 한 장으로 시작해도 충분합니다. 하지만 거래처가 늘어나고 여러 명이 함께 고객을 관리하기 시작한다면 거래처 기본정보, 영업활동, 담당자, 방문 기록과 다음 일정을 서로 연결해 관리할 필요가 있습니다.

날짜별 기록을 계속 쌓는 것보다 중요한 것은 하나의 거래처를 중심으로 지금까지의 영업 흐름이 이어지는 것입니다.

거래처 관리대장에 꼭 필요한 항목은 무엇인가요?

최소한 거래처명, 주소, 고객 담당자, 담당 영업사원, 거래처 상태, 최근 활동일, 다음 할 일과 예정일을 관리하는 것이 좋습니다. 방문영업이 많다면 주소와 최근 방문일의 중요도가 특히 높아집니다.

거래처 관리대장은 엑셀로 만들어도 되나요?

거래처가 많지 않거나 한 명이 관리하는 경우 엑셀로 충분히 시작할 수 있습니다. 다만 여러 명이 같은 거래처 정보를 공유하거나 거래처별 활동 기록과 후속 일정이 많아지면 별도의 관리 체계가 필요할 수 있습니다.

거래처 상태는 어떻게 구분해야 하나요?

잠재 거래처, 상담 진행, 견적 전달, 검토 중, 기존 거래처, 보류 정도로 시작할 수 있습니다. 회사의 실제 영업 과정에 맞게 조정하되 지나치게 많은 상태를 만드는 것은 피하는 것이 좋습니다.

거래처별 방문 기록도 관리대장에 넣어야 하나요?

최근 방문일 정도는 관리대장에서 바로 확인하는 것이 좋습니다. 다만 여러 번의 상세 방문 기록을 하나의 셀에 계속 추가하기보다는 각각의 영업활동을 별도로 기록하고 거래처와 연결하는 방식이 관리하기 편합니다.

여러 영업사원이 함께 거래처를 관리한다면 무엇이 중요한가요?

현재 담당자를 명확하게 지정하고 다른 팀원도 거래처의 과거 활동과 현재 상태를 확인할 수 있어야 합니다. 그래야 중복 연락이나 거래처 방치를 줄이고 담당자가 바뀌어도 기존 고객 관계를 이어갈 수 있습니다.

거래처 정보가 영업활동과 연결되어야 하는 이유

노킷(Knockit)은 거래처를 단순한 고객 목록으로 보지 않습니다. 거래처의 위치와 기본 정보 위에 담당자, 방문 및 상담 기록, 현재 상태와 다음 할 일이 계속 쌓여야 실제 현장에서 활용할 수 있는 정보가 됩니다.

그래서 노킷(Knockit)에서는 기존 엑셀 거래처 목록을 가져온 뒤 거래처를 지도에서 확인하고, 방문·상담·A/S·정기점검 같은 활동과 후속 일정을 거래처별로 이어서 관리할 수 있습니다. 거래처 관리대장의 목적은 정보를 채우는 것이 아니라, 다음 영업을 이어갈 수 있게 만드는 것입니다.